Willkommen im Team: Die Kunst des Remote-Onboardings

Über die Vor-und Nachteile der Arbeit im Homeoffice wurde im vergangenen Jahr viel berichtet. Wenn das Team eingespielt und gleichzeitig flexibel ist, kann das gut funktionieren. Zumindest ist das unsere Erfahrung bei m:werk. Doch wie sieht es aus, wenn neue Kolleginnen oder Kollegen ins Team kommen? Worauf kommt es beim Remote-Onboarding an? Und lässt sich die m:werk-Willkommenskultur einfach ins Digitale verlegen?

Vorstellung im Online-Meeting statt Speed Dating im Büro

Diese Fragen stellten sich uns, als zu Beginn des Jahres gleich vier neue Kolleginnen das Team verstärkt haben. Nicht nur wir haben uns mit diesem Thema beschäftigt. Laut einer aktuellen Studie legen Unternehmen mehr Wert auf ein professionelles (digitales) Onboarding, was sich unter anderem am deutlich höheren investierten Budget zeigt (2020: 23 %, 2019: 12 % für digitale Tools, Apps und Software für die Prozessunterstützung).^1,2 Auch der Betreuung der neuen Teammitglieder wird ein höherer Stellenwert zugemessen. In 64 % der Unternehmen wird ihnen ein Mentor zur Seite gestellt.^1,2 Ebenfalls bei 64 % gibt es Vernetzungsmaßnahmen und bei 57 % Willkommenspakete.^1,2

Bei m:werk sieht das ähnlich aus. Wenn die neue Kollegin oder der neue Kollege in Corona-Zeiten nicht ins Büro kommen kann, kommt das Büro bzw. die digitale Ausstattung zu ihr oder ihm nach Hause. Der Blumenstrauß zur Begrüßung darf dabei nicht fehlen. Die Führung durchs Büro am ersten Arbeitstag muss entfallen. Daher erfolgt die Vorstellung im Team nicht mit jedem einzeln, sondern gemeinsam in einem Microsoft-Teams-Meeting. Der Vorteil darin ist, dass man sich nicht von Anfang an alle Namen merken muss, wie eine der neuen Kolleginnen angemerkt hat. 😉

Virtueller Kaffeeklatsch statt Mittagspausen-Schwätzchen

Nach einer Studie der Universität Bamberg ist die Wertschätzung für neu eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der wichtigste Faktor für ein erfolgreiches Onboarding, gefolgt von einer guten Einarbeitung und der Möglichkeit, das Unternehmen kennenzulernen.³ Die Umsetzung aller drei Faktoren rein virtuell ist erschwert, aber möglich. Zwar fallen spontane Gespräche während der Mittagspause, das unkomplizierte Nachfragen über den Schreibtisch, das gemeinsame Feierabendbierchen etc. weg, doch es gibt Alternativen.

Bei m:werk stehen neuen Kolleginnen und Kollegen mindestens zwei feste Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner zur Verfügung: sowohl für die agenturübergreifenden Prozesse als auch für die kundenbezogene Projektarbeit. Für das gegenseitige Kennenlernen gibt es virtuelle „Kaffeeklatsch-Meetings“ und vor Kurzem ermöglichte eine Online-Weinprobe den Austausch losgelöst von beruflichen Themen. Nach drei Monaten gibt es „Bergfestgespräche“, die dem gegenseitigen Feedback und auch der weiteren Verbesserung zukünftiger Onboardings dienen.

Und was sagen die neuen Kolleginnen dazu?

• „Ich habe mich abgeholt gefühlt und auch sofort ins Team integriert. Außerdem spürt man den guten Teamgeist. Alle, mit denen ich auf Projektebene im Team bin, waren für Fragen offen, haben ausführlich geantwortet und mir über Screensharing die Prozesse gezeigt.“
• „Was fehlt – das aber vermutlich allen – ist das über den Weg laufen, im Vorbeigehen sehen, ob die Kollegin oder der Kollege gestresst ist oder man einen Schwatz halten bzw. etwas fragen kann.“

Fazit: Die Kunst des Remote-Onboardings lässt sich meistern. Dennoch freut sich das gesamte m:werk-Team, die mittlerweile gar nicht mehr so neuen Kolleginnen möglichst bald auch vor Ort treffen und persönlich kennenlernen zu können.

Wenn Sie mehr über m:werk erfahren möchten, sprechen Sie uns gerne jederzeit an.